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岳阳职业技术学院合同管理办法

作者:    发布:2016-05-24 10:34:34    阅读:435    责任编辑:李霞
    

岳阳职业技术学院合同管理办法

 

第一章  总则

第一条为规范学院合同管理,防范合同风险,维护学院合法权益,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学院实际,制定本办法。

第二条本办法所称合同是指以岳阳职业技术学院的名义,与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议或合同。

第三条本办法的合同范围是指除劳务、人事聘用外的所有合同,包括学院与教育机构、行业和社会力量的合作办学以及学院内教学基地建设、设备和物资及图书等购置、基建工程及修缮工程、房屋租赁、科研课题合作、技术服务、投资和借款等其他项目合作而签订的各类协议或合同。

第二章  合同管理

第四条学院各职能部门根据其职责范围,分类归口管理相关合同。各职能部门负责本部门所管辖业务合同文本的起草、送审、报批及合同履行管理等工作。

(一)资产处主要负责学院教学、科研、行政、网络工程、大宗物资等仪器设备采购的合同管理;

(二)财务处主要负责经济往来类(借款、融资贷款、对外抵押担保等)的合同管理;

(三)继续教育培训处主要负责合作办学的合同管理;

(四)后勤管理处主要负责学院基建工程、基础设施、校园绿化美化、家具、供水供电、水电暖材料及维修工程、场地租赁、经营性房屋的租赁等项目和以学院名义进行的各类物资采购等的合同管理;

(五)教务处主要负责实习实训基地的合同管理;

(六)图书馆主要负责图书(电子图书)、教材的合同管理;

(七)科研处负责科研协作的合同管理;

(八)学院各系部(学院)其他职能处室、教辅部门负责本部门承办项目的合同管理;

(九)学院办公室负责除上述之外的其他综合类的合同管理

第五条学院监察审计处负责协调合同签署授权委托审查事宜。是学院经济合同的审签部门。应参与经济合同签订前的调研和洽谈,对合同的签订及执行情况进行全过程监督和审计。负责向学院收集、整理、移送合同档案资料。

第六条学院聘请常年法律顾问,协助学院起草、修改、审查合同文本,参与重大合同谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。

第七条为规范格式,合同原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本。凡国家规定采用标准合同文本的,必须采用标准文本,没有标准合同文本的,各职能部门应制定合同示范文本,并报学院监察审计处审核备案。

第八条各类合同统一使用“岳阳职业技术学院合同专用章”。

第九条合同一式四份,具有同等效力。学院承办部门、监察审计处各一份,合作方两份。

第三章 合同审签

第十条由业务归口管理部门负责合同文本的起草。相关单位应根据合同法及相关规定,在对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行调查、对合作事项的可行性与合法性进行必要论证后,按照统一示范文本格式开展合同文本起草工作。合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体。

合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利义务,合同相对方各种承诺及优惠条件,审计约定及费用支付办法,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法等。

第十一条有关单位起草合同文本前应进行前期调研并组织相关部门进行谈判,并将谈判结果向主管院领导汇报;合同起草后应请学院法律顾问审查并出具正式律师意见书。

第十二条涉及经济事项合同在订立合同前,应按照《岳阳职业技术学院合同审签表》的要求,通过相应的审查程序。具体规定如下:

(一)公开招标项目:

由资产处依据招标文件、投标文件草拟合同经初步审核由经办人和部门负责人签字——监察审计处审核由经办人和部门负责人签字——分管院领导审核签字——院长审定后在合同上签字;

(二)其他项目合同:

院长办公会、党委会研究同意立项的会议纪要——由业务归口管理部门牵头召集资产处、财务处、监察审计处及其他相关部门共同与合作方谈判——业务归口管理部门起草合同、谈判组成员初步审核签字——法律顾问审查并出具正式律师意见书——监察审计处审核签字——分管院领导审核签字——院长审定后在合同上签字;

第十三条有关审查部门要分工协作,各负其责,共同为维护学院利益把好关。各审查单位主要职责:

(一)业务归口管理部门。主要对合同的可行性、必要性、合同标的合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查。合同内容涉及到几个职能部门的,须经相关职能部门会签。

(二)财务处。审查经济类合同条款是否符合学院有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等。

(三)监察审计处。审查合同订立的程序及合规性,审查合同文本格式是否规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合理合法等。

(四)法律顾问。对重大合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查,对履行合同的风险进行评估,做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论,必要时出具法律意见书。

各会签部门及会签人应在审核会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见或具体审核意见,而不应使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性意见。

第十四条各业务归口管理部门向审计部门呈送合同初审稿时,除提供《岳阳职业技术学院合同审签表》外,必须按以下要求提供相关材料:

(一)符合学院招标采购管理规定的,需提供招投标文件、中标通知书或招标纪要复印件等;

(二)公开招标以外的其他项目合同应提供院长办公会、党委会研究同意立项的会议纪要,有院领导明确批示办理的报告,由业务归口管理部门召集资产处、财务处、监察审计处及其他相关部门共同与合作方谈判的会议纪要,法律顾问审查后出具的正式律师意见书。

(三)其它需要提交的材料。

第十五条各业务归口管理报送合同进行审核时,应指定专人对本单位承办合同项目具体负责,不得由其他单位人员代办。

第十六条合同通过审查后,由学院院长签署或由院长授权相关负责人签署。未经授权,任何人不得以岳阳职业技术学院名义对外签订合同。

第十七条合同文本正式签订后,业务归口管理部门凭《岳阳职业技术学院合同审签表》及有关资料送监察审计处审核无误后加盖岳阳职业技术学院合同专用章。

第十八条合同订立后,各业务归口管理部门要保留合同原件,督促合同履行。监察审计处对合同进行编号、专册登记、装订整理,每年六月底以前,将上年度全部合同正本及相关档案资料,移交学院档案室进行统一归档管理。

第四章  合同的履行与变更

第十九条合同签订后,即具有法律效力,合同业务归口管理部门必须对合同执行情况进行动态监督,加强对合同履行过程中各个环节(包括签约、交货、验收及结算)的跟踪管理,保质、保量、按期按要求完成合同约定事项。

第二十条在合同履行过程中,不得随意变更或解除合同,如确需变更或解除合同的,应报学院领导批准,经双方协商后,签订变更或解除合同文本。变更或解除合同,必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。并按前述流程报相关部门审核后签订。

第二十一条合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录, 、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,负责实施该合同的有关单位和人员应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料。

第二十二条在合同履行过程中,如果对方没有按合同的约定履行,负责实施该合同的有关单位和人员必须立即以书面函件形式通知对方,并及时将出现的问题、拟采取的措施向业务归口管理部门和主管校领导汇报,积极采取措施以防止损失扩大。

第二十三条经业务归口管理部门征求用户意见、组织验收并提供相关数据后,财务部门凭合同原件及相关部门签章方可办理资金结算。合同复印件及结算书作为财务资料一并保存。对具有下列情形的业务,财务部门有权拒绝付款:

(一)发票签批手续不完备的;

(二)收款单位、合同对方当事人名称、发票盖章单位不一致的;

(三)单价、数量与合同有出入的;

(四)未提供原始合同的。

第二十四条合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以货物交清、工程竣工并验收合格,价款结清、无遗留问题为准。合同到期需要续签或变更合作方,应经过招标程序,合同签订也必须按程序审签。

第五章  合同责任

第二十五条合同执行过程中出现争议时,由合同双方协商解决。协商不成的,可以通过仲裁或法律诉讼程序解决。

第二十六条学院所属部门违反规定对外私自签订经济合同,给学院造成经济、名誉损失的,责任部门、直接责任人应按学院有关规定承担经济和行政责任,触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。

第二十七条合同主管部门应认真履行职责,保障学院合法权益不受损失。如因审查不严造成经济损失的,主管部门应负相应责任,同时追究直接责任人的行政或经济责任。

第六章  附则

第二十八条本办法自发布之日起执行。

第二十九条本办法由学院监察审计处负责解释。

 

 
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